Di tulisan sebelumnya saya membahas tentang manajemen waktu ibu bekerja dimana manajemen waktu tersebut tujuannya adalah untuk menyeimbangkan peran sebagai ibu rumah tangga sekaligus ibu bekerja. Nah, sekarang saya akan berbagi tentang tips ibu bekerja kantoran mengatur waktu kerja agar bisa bekerja dengan efektif dan efisien.
Sebelum saya lanjutkan, disclaimer dulu ya…
Sebagaimana tertera pada judul halaman blog saya ini, maka apa yang saya sampaikan adalah mengandung inspirasi. Apa yang saya tuliskan adalah apa yang saya alami. Bisa dicontoh, bisa juga tidak, karena situasi dan kondisi setiap ibu bekerja belum tentu sama.
Latar belakang saya adalah ibu bekerja kantoran di ranah publik. Tepatnya di sebuah institusi pendidikan. Sejak awal 2009 saya ditempatkan di divisi keuangan. Mulai tahun 2017, jam kerja saya berbeda dari karyawan lain. Jam kerja saya adalah 09.30 pagi hingga 17.30 sore. So, you can imagine ya…
Tips Ibu Bekerja Kantoran Mengatur Waktu Kerja
Meskipun jam kerja saya lebih siang, namun totalnya tetap sama yaitu 8 jam dalam sehari. Hari kerjanya normal dari Senin sampai Jum’at. Lalu bagaimana saya memaksimalkan waktu 8 jam sehari tersebut agar bisa bekerja dengan efektif dan efisien? Berikut ini 7 tips dari saya, semoga bermanfaat.
1. Buat To-Do-List
Setiap hari saya memiliki daftar tugas atau to-do-list yang mengacu pada job description. Dari daftar tugas utama, pasti muncul sub daftar tugas yang merupakan bagian dari proses penyelesaian tugas utama. Dari situ biasanya kemudian muncul daftar panjang.
Daftar tugas atau to-do-list saya setiap hari belum tentu sama. Bahkan awal bulan, tengah bulan, dan akhir bulan, ada spesifikasi sendiri-sendiri. Yang panjang sih biasanya di awal bulan, karena menutup bulan lalu dan memulai bulan berjalan.
2. Buat Target
Bukan hanya pebisnis yang setiap hari mengejar target omzet. Saya sebagai karyawan pun memiliki target harian. Target saya adalah menyelesaikan 1-2 pekerjaan besar.
Dengan membuat daftar tugas atau to-do-list, saya jadi tahu apa target utama saya hari itu. Misalnya, tiap tanggal 7 saya harus siap dengan data-data untuk laporan pajak, hari ini saya harus selesai dengan daftar inventaris, besok saya harus selesai dengan anggaran tahun ajaran depan, dan sebagainya.
3. Buat Skala Prioritas
Jujur saja, ketika saya menyelesaikan tugas berdasarkan to-do-list seringkali saya merasa jadi seperti robot. Kaku gitu. Padahal saya orangnya suka yang fleksibel, terkesan moody, tapi komit pada tugas dan kewajiban.
Oleh karena itu, dari to-do-list yang ada kemudian saya susun menurut prioritas. Mana nih yang harus selesai paling duluan (top priority atau paling urgent). Dilanjutkan dengan prioritas berikutnya. Dan berikutnya.
Namun demikian saya harus bisa fleksibel karena terkadang tugas datang mendadak tanpa basa-basi. Tugas mendadak ini bisa langsung menduduki peringkat pertama dalam daftar prioritas. Akibatnya yang sudah disusun tadi menjadi bergeser. But it’s okay.
4. Delegasi Tugas
Dulu saya orangnya tidak enakan. Apa-apa dikerjakan sendiri. Mampu sih, tapi lama-lama kewalahan juga. Lebih tepatnya tidak bisa mencapai target tepat waktu. Misalnya, saya inginnya maksimal tanggal 5 setiap awal bulan sudah selesai dengan laporan keuangan bulan sebelumnya. Jadi tidak bisa tepat waktu, karena saya kehabisan waktu.
Begitu ada asisten, pekerjaan-pekerjaan rutin saya delegasikan kepadanya. Antara lain memegang petty cash, membuat voucher pengeluaran, melakukan pembelian barang, dan lain-lain yang simpel-simpel. Hasilnya, target saya bisa terpenuhi, yaitu setiap tanggal 5 saya sudah siap dengan laporan keuangan bulan sebelumnya.
Kembali kepada to-do-list dan skala prioritas tadi, pasti ada bagian-bagian yang saya delegasikan kepada asisten. Bahkan tidak jarang saya juga melibatkan supporting staff lain jika ada tugas keluar seperti misalnya melakukan transaksi di bank.
5. Kenali Waktu Terbaik untuk Bekerja
Waktu produktivitas setiap orang berbeda-beda. Ada yang bisa bekerja pukul 7 pagi, ada pula yang semangatnya baru membara ketika bekerja di atas pukul 10 pagi. Itulah sebabnya, mengenali waktu terbaik untuk bekerja itu penting agar lebih mudah saat menyusun strategi manajemen waktu.
Bersyukur saya mendapat jatah jam kerja mulai jam 09.30 hingga jam 17.30. Pertama, tidak kemrungsung saat hendak berangkat kerja serta jalanan sudah mulai lengang. Kedua, terkadang saya membutuhkan suasana tenang dan hening agar bisa bekerja maksimal, nah itu saya mendapatkannya mulai jam 16.00.
Biasanya waktu antara jam 16.00 hingga 17.30 saya manfaatkan untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan konsentrasi. Jika tidak ada yang urgent begitu, biasanya saya manfaatkan untuk mereview pekerjaan hari itu sambil mempersiapkan tugas-tugas esok hari.
6. Batasi Waktu Bermain Gadget
Dalam tugas sehari-hari, saya pun menggunakan gadget karena saya memegang ponsel khusus divisi keuangan untuk berkomunikasi dengan orang tua murid dan divisi-divisi lain. Agar efektif dan efisien, tentu saja aplikasi WhatsApp saya hubungkan ke laptop.
Dengan demikian saya menjadi tidak tergoda untuk membuka-buka aplikasi di ponsel. Bahkan saat makan siang pun saya tidak bermain-main dengan ponsel untuk sekedar cek-cek Facebook atau Instagram. Palingan saya buka ketika mendengar ada notifikasi pesan masuk di aplikasi WA atau ada yang menelepon.
7. Jangan Lupakan Diri Sendiri
Setiap hari saya diantar jemput. Kalau suami atau si kakak tidak sempat menjemput pulang, saya memilih menggunakan jasa ojek online. Biasanya saya akan memanfaatkan waktu saat-saat menunggu jemputan. Ini menjadi kesempatan buat saya untuk recharge energi dan menjadi diri sendiri.
Saya bisa menyempatkan diri untuk buka-buka aplikasi media sosial, seperti Facebook, Instagram, X, dan lain-lain. Scrolling sebentar barangkali ada berita terbaru di hari itu yang sedang hangat atau viral. Tak jarang juga saya manfaatkan untuk update Instagram Story atau status Facebook dan X.
Tidak jarang juga saya manfaatkan untuk membaca buku, meskipun dapat 3-5 lembar buat saya sudah lumayan. Besok dilanjutkan lagi. Atau juga menyelesaikan kegiatan membaca artikel-artikel di blog-blog teman-teman blogger.
Nah, biasanya begitu jemputan datang, saya sudah merasa rileks. Sudah bisa melepaskan penat karena pekerjaan. Sudah sangat siap bertemu dengan suami dan anak-anak berikut printilan tugas domestik ibu rumah tangga.
Masih seputar manajemen waktu, di artikel berikutnya saya akan berbagi pengalaman tentang tips mengatur waktu ibu bekerja kantoran saat di rumah. Penasaran ‘kan? Simak yuk…
Memiliki nama lengkap Wiwin Pratiwanggini. Berprofesi sebagai ibu bekerja full-time, ibu rumah tangga (1 suami + 2 anak laki-laki), dan freelance blogger. Baginya blog adalah media menulis untuk bahagia (work-life balance). Blog ini juga terbuka untuk penawaran kerjasama. Pemilik blog bisa dihubungi melalui email atau WhatsApp. Terima kasih sudah berkunjung ke blog ini.
Aku kadang to do list yang kubuat tidak sesuai dengan realnya, cuma ibu yang bekerja di kantor musti udah prepare dari pagi untuk siapin anak-anak dan suami keperluanya. Trus klo ngga ada yang membantu menjaga anak juga susah juga ya
Sebenarnya nggak hanya bagi ibu rumah tangga yang memilih untuk bekerja doang sih. Buat siapapun tuh kalau mau mengatur waktu buat kerja dan diri sendiri kudu banget buat to do list dan menetapkan target.
Karena kalau nggak gitu, waktu bisa banyak buat kerja doang atau santai doang.
Mengurangi megang gadgeg ini ngaruh banget buat bisa fokus sama kerjaa, hasilnya kerjaan juga bisa lebih cepat selesai
Salut mbak Wiwin….meski sibuk bekerja kantoran, mba Wiwin masih bisa ngeblog dan ikut kopdar juga. Bagi waktu dan semangatnya itu luar biasa
Saya juga usahakan buat list apa saja yang akan saya kerjakan. Soalnya kalau tidak, terkadang ada yang kelupaan. Saya pernah lupa mengerjakan satu job dan terlewat hehehe.
Dan apalagi ibu yang bekerja di kantor, memang harus bisa mengatur waktu, agar semua pekerjaan terselesaikan. Tapi memang harus ada prioritas. Tidak mungkin semua bisa dikerjakan.
Bikin to do list ini efektif banget menurutku, jadi kita bakal tahu prioritas mana yang akan dikerjakan duuan. Jadi ngga ngglambyar mau ngapain aja tetep on track. Ya kaann..
Mendelegasikan tugas juga penting banget, karena emak-emak bukan manusia super yang bisa mengerjakan semuanya sendirian.
Poin nomor 7 nggak kalah pentingnya loh. Apalagi bagi yang super sibuk, perlulah sesekali memanjakan diri sendiri atau istilahnya me-time. Tujuannya untuk melakukan recharge energi dan pikiran jadi lebih fresh.
batasi main gadget dan jangan lupakan diri sendiri nih, justru yang sering kelupaan. karena sibuknya sama pekerjaan
betulll kalo udah kerja emang lupa sama gadget, tapi kebalikannya kalau di rumah pasti gadget trus sih, gak bisa dipungkiri wkwkwkw
Wah setuju ya, kadang saking sibuknya sampe lupa makan jg lhoo.. pokoknya kudu kerja cerdas deh seefektif mungkin ya
Menjadi ibu bekerja di era modern memang penuh tantangan. Di satu sisi, kita ingin memberikan yang terbaik untuk keluarga, di sisi lain, tuntutan pekerjaan pun tak kalah penting. Tak jarang, kesibukan ini membuat kita kewalahan dan kesulitan mengatur waktu. Perlu banget mempraktekkan semua tips diatas sih
Kalau ngomongin fokus kerja, bagian gadget kayaknya masih susah untukku. Gak tahu kenapa gadget tuh selalu mendistraksi. Lagi enak-enak nulis, eh ada pesan, eh ada notifikasi. Akhirnya malah main hape wkwkwk
Kalau ngomongin fokus kerja, bagian gadget kayaknya masih susah untukku. Gak tahu kenapa gadget tuh selalu mendistraksi. Lagi enak-enak nulis, eh ada pesan, eh ada notifikasi. Akhirnya malah main hape hahaha
Pokoknya sat set sat set deh kalau ada ibu yang sudah terbiasa bekerja kantoran. Karena sudah terbiasa dengan jadwal
Salut dengan para ibu yang bekerja kantoran namun tetap tak melupakan kewajiban dengan keluarga di rumah agar tetap terlaksanakan.
Sehat-sehat selalu ibu-ibu hebat Indonesia
Selalu salut dengan ibu bekerja sampai sanggup membatasi diri dari gawai. Jadi inget temen daku soalnya ada yang kayak gitu.
Gadget emang perlu dimanajemen pemakaian dan penggunaannya. Saya yang freelance aja suka kedistrak sama gadget. Sampe akhirnya 3 minggu ini pilih detox dan uninstal media sosial di HP.
Buat skala prioritas emg penting bgt sih. Bkn cmn emak2 doank/pekerja kantoran.
Pekerjaan apapun emg hrs tahu prioritas. Biar kerjaan enak, me time pun jg enak. Jd hidup pun bs seimbang.
tipsnya bisa buat konten kreator juga nih. mesti bikin skala prioritas dan targetnya supaya bisa balance semuanya
Jujur nih ya MbakWin, jadi full time mommy aja ngatur waktu juga masih awur²an, gimana lagi ibu bekerja. Salut banget akutuh. Intinya sih sama² harus seimbang ya buat keluarga sama diri sendiri.
Pas banget nemu artikel ini. Kebetulan temanku ada yang lagi kebingungan mengatur waktu saat ia bekerja di luar. Tips ini tentunya sangat bermanfaat baginya, perlu ku share nih.
Gak hanya ibu bekerja, siapapun, kalau mau sukses dan berhasil emang harus disiplin. Bikin to do list itu salah satunya ya
Bener banget kalo ngga ada target akhirnya aku jadi lebih gampangin gitu lho. Padahal ngga baik ya begitu, langsung dikerjain better biar legaaaaa
Kemampuan untuk mendelegasikan tugas wajib ya masuk dalam upaya mengatur waktu bagi ibu bekerja. Jadi tanggung jawab pekerjaan bisa terlaksana dengan baik, tugas di rumah juga beres.
Sebenernya ada keuntungannya juga yaa.. memiliki jam kerja siang.
Karena minimal bisa meladeni suami dan anak-anak terlebih dahulu sebelum akhirnya melaksanakan tugas negara.
Namun ya itu beratnya.. pulangnya malam dan kalau bagian keuangan juga ada target yang harus dicapai. Bikin pusing yaa, ka..
Tiap hari membuat to do list dan skala prioritas. Namun memang benar harus benar2 batasi bermain gadget, soalnya kalau sudah buka medsos gak kerasa tiba2 berjam2 waktu terbuang dan bisa mengalihkan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Alhasil, kerjaan gak selesai…